Voorbeeldverzoek voor een aanbevelingsbrief

Als u iemand moet vragen om namens u een aanbevelingsbrief te schrijven, kunt u uw verzoek het beste schriftelijk indienen. Op deze manier weet de persoon aan wie u de brief wilt schrijven precies wat u wilt en heeft hij gemakkelijk toegang tot alle informatie die nodig is om aan uw verzoek te voldoen. Het hier verstrekte voorbeelddocument kan de basis vormen voor uw eigen brief.

Aanbevelingsbrief Aanvraagsjabloon

Wanneer u op de onderstaande afbeelding klikt, wordt de sjabloon geopend als een PDF-document dat u kunt aanpassen aan uw doeleinden. Vergeet niet uw relatie met de persoon aan wie u het vraagt te vermelden. Gebruikdeze gids voor printablesals u hulp nodig heeft.

Tips bij het vragen om een aanbevelingsbrief

In het bovenstaande voorbeeldverzoek of aanbevelingsbrief zult u merken dat de punten duidelijk en beknopt zijn. Wanneer u om een aanbeveling vraagt, moet de boodschap direct ter zake komen, zodat er gemakkelijk naar de brief kan worden verwezen en de lezer weet wat hij moet doen. Het moet ook vrij zijn van fouten en geschreven zijn met een professionele, respectvolle toon. U wilt immers zeker dat elke persoon die uw verzoek ontvangt een positieve indruk krijgt van uw niveau van professionaliteit.

Naast ervoor te zorgen dat uw brief direct, duidelijk en goed geschreven is, zijn er een paar andere richtlijnen waarmee u rekening moet houden wanneer u iemand vraagt een aanbevelingsbrief te schrijven.

Vraag alleen mensen die je goed genoeg kennen om het soort aanbeveling te geven dat je nodig hebt. Bijvoorbeeld:
- Als je een beurs aanvraagt, overweeg dan om voormalige leraren of anderen te vragen die uit de eerste hand op de hoogte zijn van je inspanningen als student.
- Als je in aanmerking wilt komen voor een leidende rol in een liefdadigheidsorganisatie, vraag het dan aan mensen met wie je aan serviceprojecten hebt gewerkt.
- Als je een baangerelateerde aanbeveling nodig hebt, vraag het dan aan mensen die in het verleden met je hebben gewerkt.
Als je een vraag stelt, is het antwoord misschien nee. Houd hier rekening mee, en zet nooit een persoon 'ter plaatse' met dit soort verzoeken. Wees beleefd en hoffelijk als uw verzoek wordt afgewezen.
Probeer naar het verzoek toe te leiden om een idee te krijgen van het comfortniveau van de persoon met dit soort acties en/of of het een goed moment is om een dergelijk verzoek te doen. Het zou bijvoorbeeld geen goed idee zijn om een CPA te vragen om een aanbeveling voor u te schrijven tijdens het belastingseizoen.
Bied aan om meer informatie te geven die kan helpen bij het schrijven van de aanbeveling. U kunt bijvoorbeeld een lijst samenstellen van projecten waaraan u samen heeft gewerkt of een schriftelijke beschrijving van de reden waarom u de brief nodig heeft.
Als de persoon het erg druk heeft, bied dan aan om de aanbeveling te schrijven, zodat hij of zij het document alleen maar hoeft door te nemen en te ondertekenen.
Als alternatief kunt u een schets geven voor een voorbeeldbrief van aanbeveling die de persoon enigszins kan aanpassen om namens u te gebruiken.
Geef de persoon zo lang mogelijk de tijd om de aanbevelingsbrief te schrijven, want door voldoende tijd te besteden, vergroot u de kans dat deze wordt voltooid.
Communiceer duidelijk de deadline, zodat er geen verwarring is over wanneer de brief moet worden verzonden of ontvangen.
Zorg voor een voorgeadresseerde, gefrankeerde envelop zodat de persoon de brief gemakkelijk kan verzenden zodra deze is geschreven, zonder contante kosten.
Overweeg om een of twee aanbevelingsbrieven meer aan te vragen dan u daadwerkelijk nodig heeft. Zo voorkom je dat je een brief te kort komt als iemand je niet opvolgt.

Bevestiging

Of u uw verzoek nu per post of e-mail verzendt, of persoonlijk aflevert, zorg ervoor dat u contact opneemt met de ontvanger, idealiter telefonisch of persoonlijk met een snel gesprek. Het zou immers een inschattingsfout zijn om aan te nemen dat iedereen die u vraagt, daadwerkelijk bereid en in staat zal zijn u een aanbevelingsbrief te bezorgen.

U moet de intentie van elke ontvanger bevestigen om een referentiebrief te verstrekken, zodat u zeker weet waar u aan toe bent en of u aanvullende verzoeken aan verschillende mensen moet doen. U kunt het beste kort na het verzenden van uw verzoekschrift een follow-up uitvoeren. Geef uw brief voldoende tijd om aan te komen plus een dag of twee om de kans te vergroten dat de ontvanger tijd heeft gehad om uw verzoek te lezen en erover na te denken.

Vergeet niet op te volgen

Neem verder een paar dagen voor de deadline contact op met elke persoon die ermee instemt een aanbevelingsbrief voor u te schrijven. Hiermee kunt u controleren welke brieven zijn verzonden en kunt u degenen die brieven schrijven eraan herinneren dat de sluitingsdatum nadert. Vergeet ook niet om hen te bedanken voor hun hulp.