Zakelijke rapporten schrijven

Naarmate uw bedrijf groeit, is het schrijven van formele bedrijfsrapporten onvermijdelijk. Deze rapporten gaan over meer dan cijfers en feiten. Ze zijn het gezicht van uw bedrijf en moeten professioneel en goed geschreven zijn om de beste indruk achter te laten. Ongeacht de inhoud of het publiek, er is een basismethode die u kunt volgen om uw rapport te maken.

7 stappen voor het schrijven van een zakelijk rapport

Succesvolle rapporten vereisen planning, zodat u de informatie duidelijk kunt overbrengen. Als uw bedrijf eerdere bedrijfsrapporten heeft die zij als succesvol beschouwden, bekijk deze dan om een idee te krijgen van waar ze naar op zoek zijn. Volg deze stappen bij het maken van een bedrijfsrapport, ongeacht of er voorbeelden van eerdere rapporten beschikbaar zijn.

1. Bepaal het doel van het rapport

Er zijn veel soorten bedrijfsrapporten. De eerste stap is om te bepalen waarom u het rapport schrijft. Is dit rapport voor de directie van het bedrijf? Is het eenfinancieel jaarverslagvoor aandeelhouders? Schrijf je eenrapport om een werknemer te beoordelen? Is het eenproces verbaalin verband met een arbeidsongeval? Als u de reden voor het rapport begrijpt, kunt u de benodigde informatie voor de beoogde doelgroep selecteren.

moederdagcitaten van schoondochter

2. Identificeer en pas je aan het publiek aan

Je schrijfstijl moet je publiek respecteren. Het opleidingsniveau van het schrijven moet overeenkomen met degenen die het rapport zullen lezen. Werknemers hebben mogelijk niet alle gegevens nodig die leidinggevenden van het bedrijf nodig hebben. Een externe organisatie heeft mogelijk geen toegang nodig tot informatie die door uw bedrijf als geclassificeerd wordt beschouwd. Het rapport kan naar meerdere doelgroepen tegelijk gaan; het kan zijn dat u de zorgen van elke groep moet opnemen in één of misschien meer dan één versie moet schrijven om u op elk publiek te concentreren.

3. Onderzoek verzamelen en organiseren

Verzamel alle gegevens die in het rapport worden behandeld. Dit kan verschillende dingen omvatten:

Verkooprapporten
projecties
Aanwezigheidsrapporten
kosten
Jaarrekening
Productiestatistieken

Mogelijk moet u aanvullende gegevens verzamelen, zoals interviews,klantanalyse, of informatie over concurrenten voor een vollediger beeld. Een ander punt om te onthouden is dat u de methoden en procedures moet uitleggen die u hebt gebruikt voor het verzamelen van uw gegevens. Dit voegt geloofwaardigheid toe aan de bevindingen en stelt de lezers in staat om vertrouwen te stellen in uw informatie.

4. Doe de analyse

Op dit punt moet je de gegevens die je hebt nemen en alles begrijpen. U hebt uw redenen voor het schrijven van dit rapport al bepaald - nu moet u de gegevens nemen en proberen ze aan te pakken. Interpreteer de gegevens, begrijp wat deze gegevens betekenen en hoe ze nuttig kunnen zijn voor de lezers. Welke vragen beantwoorden de gegevens?

hoe ziet de vlag van frankrijk eruit?

Deanalyseis een belangrijk onderdeel van het bedrijfsrapport; op basis van deze analyse moet u conclusies en aanbevelingen kunnen formuleren. In het geval van uitbreiding wilt u bijvoorbeeld de kosten van de uitbreiding evalueren en hoeveel inkomsten worden verwacht. Je zou ook kijken naar de redenen voor de uitbreiding, zoals een toename van de vraag en langetermijndoelen voor het bedrijf, evenals relevante sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen via eenSWOT-analyse.
Om het lezen gemakkelijker te maken, moet u mogelijk ook grafieken, tabellen of grafieken maken voor uw gegevens en analyse. Dit geeft de lezers de cijfers of opsommingstekens in eenvoudige vorm; het kan ook helpen als je een diapresentatie moet maken bij je verslag.

5. Formatteer het rapport

Nadat je het onderzoek hebt gedaan en de gegevens hebt geanalyseerd, is de volgende stap het formatteren van het rapport. De meeste bedrijfsrapporten bevatten specifieke secties; je kunt eenschetsendie de gegevens van elk van deze onderdelen bevat.

Managementsamenvatting - Dit is een samenvatting van de belangrijkste punten van het rapport, inclusief aanbevelingen.
Invoering - Dit geeft aan waarom het rapport wordt geschreven.
Bevindingen/gegevens - Dit bevat het onderzoek, de analyse en eventuele grafieken en diagrammen.
conclusies - Deze sectie bevat de samenvatting van de bevindingensectie.
Aanbeveling s - Wat zijn de suggesties op basis van de bevindingen en conclusies in het rapport?

Bij het maken van het overzicht moet u een lijst met belangrijke onderwerpen en subonderwerpen maken en uw onderwerpen vervolgens in een logische volgorde ordenen. De meeste rapporten werken het beste met een onderwerp-subonderwerp-organisatie, maar gebruik een andere indeling als deze beter bij uw gegevens past.

6. Schrijf het op

Met behulp van uw schets als kader kunt u vervolgens een ruwe versie van het rapport schrijven met behulp van de stukjes informatie die u hebt onderzocht of geanalyseerd. Het doel is om uw gedachten en belangrijkste punten op papier te krijgen - deze versie hoeft grammaticaal nog niet perfect te zijn of correct opgemaakt. U kunt het papier later bewerken.

7. Bekijk de belangrijkste punten in de samenvatting

De managementsamenvatting kan als laatste worden geschreven als verkorte versie van het algemene rapport; veel mensen wachten met het schrijven van dit overzicht tot het papier af is. Deze samenvatting moet het volgende bevatten:

Een korte verklaring over het doel van het rapport : Een voorbeeld van een start zou kunnen zijn: 'Ons bedrijf wil activiteiten uitbreiden naar nieuwe gebieden. Dit rapport geeft een overzicht van onze huidige mogelijkheden en wat er nodig zou zijn om naar andere gebieden te verhuizen.'
Belangrijke achtergrondinformatie : Een voorbeeld van achtergrondinformatie zou kunnen zijn: 'Bedrijf XYZ verkoopt momenteel producten en diensten in een driestatengebied en biedt werk aan 300 mensen. Elke extra staat zou $ 500.000 aan kapitaal en 75 extra arbeiders nodig hebben.'
Belangrijkste bevindingen of gegevens : Met behulp van de informatie die u in uw rapport hebt opgenomen, moet u wijzen op de belangrijkste analyses die u de lezer wilt laten weten. Bijvoorbeeld: 'Om uit te breiden naar nog eens 2 staten, zou bedrijf XYZ 150 extra arbeiders moeten aannemen en 2 nieuwe fabrieken moeten bouwen. Elke fabriek zou naar verwachting het eerste jaar na voltooiing $ 750.000 aan inkomsten opleveren.'
Belangrijkste conclusies : In deze sectie moet u samenvatten wat de bevindingen zeggen. Het zou bijvoorbeeld belangrijk zijn om te zeggen: 'Om de benodigde items op hun plaats te krijgen, zou $ 1 miljoen aan kapitaaluitgaven en 3 maanden nodig zijn om de bouw te voltooien. De verwachte inkomsten van deze uitbreiding zijn $ 1,5 miljoen.'
De belangrijkste aanbevelingen : Voeg de aanbevelingen toe. Wat moet het bedrijf doen met de informatie die u in het rapport heeft gepresenteerd? Een voorbeeld is 'Bedrijf XYZ zou van plan zijn uit te breiden naar 2 staten en $ 1 miljoen toe te wijzen voor de verwachte constructie.'

De samenvatting moet voldoende informatie bevatten zodat een drukke leidinggevende dat gedeelte van het rapport kan lezen en een goed idee van de krant zelf kan krijgen. In sommige gevallen kan de samenvatting het enige zijn dat wordt gelezen. Idealiter zou de samenvatting een pagina of minder lang moeten zijn. Beoordeel ditvoorbeeld samenvattingvoor begeleiding.

Veelvoorkomende problemen met bedrijfsrapporten die u moet vermijden

Er zijn enkele algemene problemen die u moet vermijden bij het schrijven van een zakelijk rapport.

Let op je taalgebruik: Houd de taal formeel om fatsoen te behouden.
Woordzinnigheid: Wees beknopt. Gebruik geen tien woorden als twee voldoende zijn.
Te veel jargon: Gebruik het niet als je het kunt vermijden. Als u jargon moet gebruiken, definieer dan de term de eerste keer dat u het gebruikt.

Zorg ervoor dat uw rapport soepel verloopt en dat de gegevens, conclusies en aanbevelingen allemaal in elkaar overlopen. De lezer moet de redenering kunnen volgen die laat zien hoe u tot uw laatste punten bent gekomen.

gemiddelde lengte voor 14-jarige vrouw in voeten

Een effectief rapport invullen

Nadat je je eerste ontwerp hebt voltooid, is het tijd om te herzien. Alle zakelijke rapporten hebben baat bij proeflezen.Proeflezenhet rapport helpt u bij het schrijven van een effectief rapport dat de doelstellingen van uw organisatie bereikt. Neem de tijd en let op de details, en u kunt efficiënte en professionele bedrijfsrapporten schrijven.