Als u op zoek bent naar een baan, is de kans groot dat u uw cv en begeleidende brief per e-mail naar een personeelsmanager moet sturen. Wanneer u beslist hoe u het proces van het e-mailen van deze belangrijke documenten moet aanpakken, is het belangrijk om rekening te houden met de voorkeuren van de ontvanger en met de uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen bij het verzenden van een opgemaakt document via e-mail.
Voorkeursmethode voor indiening
CV's en begeleidende brieven kunnen effectief worden verzonden in de hoofdtekst van een e-mailbericht of als bestandsbijlagen. Hoewel de eenvoudigste optie meestal is om de begeleidende brief in de hoofdtekst van uw e-mail op te nemen met het cv als PDF-bijlage, is dit niet wat alle mensen of bedrijven verkiezen.
gerelateerde artikelen- Voorbeelden van sollicitatiebrieven van een universiteit
- Hoe schrijf je een geweldige sollicitatiebrief?
- Voorbeelden van sollicitatiebrieven met cv's die laten zien hoe u uzelf kunt verkopen
Reageren op een advertentie
Als u reageert op een vacature waarin u per e-mail een cv en begeleidende brief moet indienen, moet u de tekst goed bekijken om te zien of er een voorkeursindeling is opgegeven. Volg alle instructies nauwkeurig op, anders wordt u mogelijk uitgesloten van overweging.
- Als de instructies aangeven dat u uw informatie bijvoorbeeld in de hoofdtekst van een e-mail moet opnemen, stuur dan geen bijlage. Sommige bedrijven accepteren geen bijlagen van mensen buiten hun bedrijf, en het kan zijn dat dergelijke documenten niet eens door de spamfilter van het bedrijf komen.
- Als in de aankondiging wordt gevraagd om een of beide documenten als bijlagen in te dienen, volg dan die instructies. De persoon die de e-mails ontvangt, kan de bijlagen eenvoudig afdrukken namens de persoon die ze zal screenen om interviews op te zetten.
Algemene CV-inzending
Als u niet reageert op een vacature, maar eerder een ongevraagd cv indient in de hoop de aandacht te trekken van een personeelsmanager of HR-professional, neem dan de tijd om te proberen te achterhalen welk formaat de voorkeur heeft.
- Als je iemand op een netwerkevenement ontmoet die voorstelt om een cv en sollicitatiebrief in te sturen, vraag dan of hij of zij een voorkeur heeft voor de manier waarop de documenten worden ingediend.
- Als u uw cv opstuurt als een 'cold call' om in aanmerking te komen voor een baan, neem dan contact op met het bedrijf om erachter te komen naar wie u het document precies moet sturen en welk e-mailadres u moet gebruiken, en welk formaat de voorkeur heeft.
Indieningsopties
Zodra u de voorkeuren kent van de persoon of organisatie waarmee u contact opneemt, kunt u uw cv en begeleidende brief voorbereiden om per e-mail te worden verzonden. Op basis van die voorkeuren ga je met een van de vier opties.
- Sollicitatiebrief in de e-mail, CV als bijlage,
- Sollicitatiebrief en cv in de e-mail
- Sollicitatiebrief en cv als aparte bijlagen
- Sollicitatiebrief en cv in hetzelfde document als een enkele bijlage
Voorblad
E-mailtekst
Voor begeleidende brieven die in de hoofdtekst van een e-mail worden opgenomen:
- Bereid je sollicitatiebrief voor in Word of een ander tekstverwerkingsprogramma.
- Proeflees en controleer de spelling nauwkeurig voordat u het kopieert en plakt in de e-maileditor.
- Breng de benodigde spatiëringsaanpassingen aan om de alineastructuur intact te houden met behulp van de pijl- en returntoetsen.
- Als u zowel de begeleidende brief als het cv in de hoofdtekst van een e-mail opneemt, moet de begeleidende brief eerst verschijnen.
Hechting
Voor bijlagen bij sollicitatiebrieven:
hoe spuitverf van spiegel te verwijderen?
- Bereid de brief voor in uw favoriete tekstverwerkingsprogramma, net zoals u elke zakelijke brief zou doen.
- Proeflees en controleer het document nauwkeurig voordat u het afrondt.
- Zorg ervoor dat het formaat visueel aantrekkelijk is en er aantrekkelijk uitziet als het wordt afgedrukt; zorg ervoor dat het er goed genoeg uitziet om op papier te verzenden.
- Converteer de brief naar een PDF-document voordat u deze aan een e-mailbericht toevoegt, zodat u er zeker van kunt zijn dat de ontvanger deze kan openen en zien zoals u het bedoeld had.
- Gebruik een beschrijvende bestandsnaam, zoals uw naam en de zinsnede 'sollicitatiebrief'.
- Voeg de brief toe aan het e-mailbericht met de juiste opdracht in uw e-maileditor, die meestal is gekoppeld aan een pictogram dat op een paperclip lijkt.
Hervat
E-mailtekst
Voor cv's die zijn opgenomen in de hoofdtekst van een e-mail:
- Als je cv in de hoofdtekst van een e-mailbericht terechtkomt, is de kans groot dat je sollicitatiebrief dat ook is. De begeleidende brief moet de eerste zijn en het is het beste om een regel aan het einde van de brief in te voegen om deze te scheiden van het cv.
- Maak uw cv in een tekstverwerkingsdocument en zorg ervoor dat u het zorgvuldig leest voordat u het naar de e-mailsjabloon verplaatst.
- Maak het document zo op dat tabbladen niet nodig zijn (omdat ze op de computer van de ontvanger waarschijnlijk niet op de door u gewenste manier worden uitgelijnd).
- De eenvoudigste manier om dit te doen, is door de koppen in de linkermarge in vetgedrukte tekst direct boven de tekstsecties te plaatsen die ze beschrijven.
- Als alternatief kunt u uw cv in een tabel plaatsen, hoewel u de celcontouren onzichtbaar wilt maken als u dit doet. Als u dit doet, blijft de tussenruimte behouden, zelfs wanneer uw bericht wordt verzonden.
- Kopieer je cv naar het e-mailsjabloon.
- E-mail het naar jezelf om te zien of het er goed uitziet wanneer je het ontvangt. Als het er goed uitziet, stuur het dan naar een paar vrienden die andere e-mailsystemen gebruiken dan jij, zodat je een goed idee krijgt van hoe het eruit zal zien voor de ontvanger.
Hechting
Voor cv's die als bijlage worden verzonden:
- Wanneer u uw cv als bijlage verzendt, kunt u creatiever zijn met de opmaak dan wanneer het wordt verzonden in de tekst van een e-mail.
- Maak uw cv in uw favoriete tekstverwerkingsprogramma en stel het naar wens in met koppen, tabbladen en opsommingstekens.
- Lees het document zorgvuldig na en controleer op alle soorten fouten (spelling, grammatica, stijl, duidelijkheid, nauwkeurigheid, enz.).
- Als u zeker weet dat het document correct is, voltooit u het voor verzending door het naar een PDF-bestand te converteren, zodat u zeker weet hoe het document eruit zal zien voor de persoon die het ontvangt.
- Gebruik een beschrijvende bestandsnaam, zoals 'cv van Bob Jones' (met uw naam).
- Voeg het toe aan het e-mailbericht met de juiste opdracht in uw e-maileditor, meestal weergegeven door een pictogram van een paperclip.
Gecombineerde sollicitatiebrief/cv-bijlage
Wanneer u uw begeleidende brief en cv combineert in één document dat als bijlage wordt verzonden:
- Maak de brief in uw favoriete tekstverwerkingsprogramma en zorg ervoor dat deze zo is opgemaakt dat hij er goed uitziet als u hem afdrukt.
- Voeg een pagina-einde toe aan de onderkant van de brief.
- Maak onder het pagina-einde uw cv of kopieer het vanuit een ander document.
- Controleer zorgvuldig en zorg ervoor dat beide documenten goed geschreven, nauwkeurig en vrij van fouten zijn.
- Converteer het voltooide document naar een PDF, opnieuw om ervoor te zorgen dat de opmaak blijft zoals u het hebt ingesteld, ongeacht welke software de persoon die het bekijkt, gebruikt.
- Voeg het toe aan uw e-mailbericht.
PDF-conversies voor bijlagen
Sla de stap van het converteren van uw cv of begeleidende brief naar PDF niet over als u een van beide documenten (of beide) als bijlage verzendt. Als u dit niet doet, loopt u het risico dat uw harde werk teniet wordt gedaan door marges die anders zijn ingesteld op de machine van de ontvanger, of dat het document onleesbaar wordt omdat het naar iemand gaat die geen tekstverwerkingsprogramma heeft compatibel met de jouwe.
Als uw tekstverwerkingsprogramma u geen optie geeft om 'Opslaan als' te gebruiken om uw documenten te converteren naar PDF-bestanden om als bijlagen te gebruiken, kunt u downloaden PrimoPDF , een gratis conversieprogramma dat gemakkelijk te gebruiken is.
Berichttekst voor bijlagen
Als je zowel je cv als sollicitatiebrief als bijlagen meestuurt, of ze nu in één of twee bestanden staan, moet je wat tekst in de hoofdtekst van je e-mailbericht plaatsen. Als u een leeg bericht met een of twee bijlagen zou verzenden, kan dat een trigger zijn voor spamfilters om uw bericht uit te sluiten, en het kan er ook voor zorgen dat de ontvanger zich niet op zijn gemak voelt bij het openen van de bijlagen, zelfs als uw bericht doorkomt. Overweeg om tekst op te nemen in de trant van:
Dhr. Smith,
Zie het bijgevoegde CV en begeleidende brief, ingediend naar aanleiding van uw advertentie op CareerBuilder voor een administratief medewerker.
Vriendelijke groeten,
Sally Iemand
hoeveel is mijn biljet van 2 dollar waard?
Onderwerpregeltips
Het kiezen van een geschikte onderwerpregel voor uw cv en begeleidende e-mail is net zo belangrijk als de kwaliteit van de documenten zelf. Selecteer een onderwerpregel waarmee de ontvanger gemakkelijk naar uw correspondentie kan zoeken in zijn of haar inbox. Als u reageert op een specifieke opening, overweeg dan iets als 'John Doe - Accounting Clerk Application'. Als u niet reageert op een advertentie, kan iets als 'Jill Alltrades - Resume for Consideration' geschikt zijn. De sleutel is om uw naam op te nemen en een voorbeeld te geven van het doel van het bericht.
